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Este tutorial le guiará a través del planteamiento básico y principios de operación del programa

Después de leer este tutorial, sólo toma 15 minutos de trabajo con la base de datos de demostración para poder aplicar el programa a las condiciones de su empresa y utilizar todo su potencial.

Inicie el programa y la base de datos de demostración abierto. Cuando una pantalla de inicio aparece, en "parámetros" elegir "Demo DATABASE" de la lista de bases de datos

Haga clic en “OK” y verá la ventana principal del programa:

Durante la primera etapa de trabajo hay dos pestañas: "Documentos" y "directorios"

 

Important to remember: any operations affecting business activity of your company (conditions of stock, financial figures, balances with business partners etc) is carried out through "Documents" category.

 

Por ejemplo, recibir los bienes se realiza a través de "Nota de Ingreso" si usted ha pagado por la mercancía a su proveedor, usted tendrá que crear un documento llamado "Pagos salientes", etc

Cuando un documento se está creando la base de datos guardará los datos acerca de su autor, editor y otra información importante relacionada con el documento. Por eso, es imposible hacer cambios ocultos en la base de datos, tales como el ajuste de los saldos de proveedores, las cantidades de mercancías en el almacén, etc. El administrador del Programa siempre será capaz de rastrear de nuevo al usuario que ha hecho los cambios

La categoría “Documentos” ofrece un sistema de gestión muy flexible que puede adaptarse a las necesidades de la empresa de cualquier tamaño y tipo.

En "Directorios" se encuentra toda la información de referencia sobre su empresa. Usted puede encontrar aquí la lista de los productos que llevan, a su proveedor y listas de clientes, nóminas, la lista de los almacenes y cuentas bancarias, cajas registradoras, divisas, bancos, etc

Durante la primera etapa de trabajo usted sólo necesita los directorios de las mercancías y socios.

 

Vamos a empezar con las operaciones básicas. Podrá ver lo rápido, fácil y conveniente que puede ser la gestión de su negocio.

1. Las compras de productos

2. Pagos a proveedores

3. Los envíos de productos a los clientes

4. Recepción de los pagos de los clientes

5. Trabajo con cuentas (facturas) y la reserva de producto para los clientes

6. Las descripciones generales de todos los documentos del programa y su propósito.

En la ventana del programa seleccione la ficha "Documentos". A su izquierda, podrá ver las categorías de documentos. Elija la "Nota de ingreso ". La lista de los documentos en la base de datos aparecerá a la derecha y en la parte inferior de la pantalla donde usted podrá ver la información detallada sobre cada uno de los documentos. Seleccione algunos notas de ingreso y ver las detalles por debajo de la lista.

Si quiere crear un nuevo documento, haga clic en el botón "+" en la lista del documento o pulse "Insertar" El mismo principio funciona para todos los documentos en el sistema. También puede editar y eliminar documentos.

1. Las compras de productos

 

Usted necesita crear la "Nota de ingreso" (más abajo)

Hay muchos campos más útiles en esta forma, pero sólo se puede seleccionar un proveedor y añadir al menos un producto a su lista de compras.

 

Para seleccionar un proveedor usted puede comenzar a introducir el nombre del proveedor en su campo y el programa automáticamente le pedirá la correspondencia más cercana de la base de datos o si usted no recuerda el nombre, haga clic en el botón a la derecha del campo de texto. Verá la lista de todos los socios de negocios en la base de datos. Seleccione el que usted requiere. Si no está en la lista, haga clic en "+" para añadir un nuevo proveedor a la base de datos.

Ahora tiene que añadir un producto. Haga clic en "Añadir" para abrir el formulario para añadir el producto a una nota de ingreso.

Aquí hay que hacer tres cosas: seleccionar las mercancías, especificar la cantidad y el precio de las mercancías de compra. Después usted será capaz de añadirlas a las notas de ingreso.

Para seleccionar el producto, haga clic en el botón a la derecha del campo "Nombre". Verá la base de datos de todos los productos y seleccione lo que necesite de la lista.

Alternativamente, en el campo "Nombre" puede empezar a introducir el nombre del producto y el programa le pedirá el mejor encuentro de la base de datos. También puede cambiar las opciones de búsqueda. Si se especifica "búsqueda de código de barras" en el campo de las "opciones de búsqueda", usted podrá hacer búsqueda utilizando los datos del código de barras desde el teclado o lector de código de barras. El programa se encuentra una coincidencia y conéctelo en el nombre del "campo".

Habiendo aprendido a seleccionar a los socios de negocios y productos de directorios, puede proceder a la creación de otros documentos utilizando el mismo principio.

Ahora usted necesita guardar su documento, para hacerlo haga clic en el botón "OK". El producto que ha añadido al documento se agregará a su stock.

Haga clic en la pestaña "Almacén". A su izquierda, seleccione "Almacén (todo)" y el programa mostrará los productos disponibles en todos los almacenes de su empresa.

Usted podrá ver las cantidades de productos, las cantidades reservadas y otra información pertinente.

Al guardar su nota de ingreso, saldo de la cuenta con su proveedor se reducirá en el importe de los mercancías recibidas en esta nota. Esta es la cantidad que, debido a su proveedor para esta compra.

 

2. Hacer pagos a los proveedores

Para hacer un pago a su proveedor usted necesita creer un documento llamado "pago saliente"

Abrir ficha "Documentos" y seleccionar "pagos salientes"

Haga clic en el botón "+"

Aparecerá una forma de pagos salientes

En esta forma es necesario seleccionar un socio de negocios utilizando el mismo procedimiento que con las notas de ingresos (véase más arriba) y especifique la cantidad de pago

Después de guardar este documento, el saldo de la cuenta con su proveedor aumentará. Si el importe del pago es igual al importe de los bienes recibidos deslizamiento, el saldo será cero. Si la cantidad de pago es menor, se le debe la diferencia al proveedor y viceversa, si la cantidad es mayor que en los bienes recibidos de resbalamiento, su proveedor le debo.

La información sobre los importes adeudadas, y debido a todos los socios comerciales se encuentra en "informes"

 

3. Expedición a los clientes

Los envíos de productos a los clientes se realizan a través del documento llamado "Nota de despacho"

Este documento se crea en la misma forma que "nota de ingreso" Hay que seleccionar el cliente, agregar producto que se envía a la lista.

La diferencia de la nota de ingresos es que se puede agregar sólo el producto que está disponible en su almacén, ya que no será capaz de vender algo que no tiene. Verá el siguiente formulario para añadir productos a la nota de despacho:

Indique el nombre del producto. El programa le mostrará toda la información necesaria sobre este producto. Por ejemplo, la disponibilidad de existencias, reservas, precios de compra, etc En el campo "categoría de precio", puede seleccionar una categoría de precios para este producto o entrar el precio manualmente.

Al guardar "nota de despacho", el producto se consume de su almacén y su saldo de la cuenta con el cliente aumente, es decir, el cliente ahora le debe la cantidad en la nota de despacho.

 

4. Recibir los fondos de clientes

 

Recepción de fondos de los clientes se realiza a través de "Ingresos". Se necesita añadir su cliente en el campo "pagador" y especificar el informe del pago.

El proceso de expedición se puede simplificar aún más. Cuando se crea una "nota de despacho ", puede consultar "pago por documento" para crear automáticamente un formulario de pago de esta nota por lo que no tendrá que crear un documento de pago por separado de forma manual y la asocian con este nota de despacho.

El mismo principio funciona para las ventas de productos y compras.

 

5. Trabajo con facturas

 

El documento de "Factura" es necesario para la facturación y reserva de productos en el almacén para un cliente concreto.

Abrir "Documentos", seleccione "Facturas" y haga clic en botón "+".

Formulario de incorporación de la factura aparecerá

Es necesario seleccionar un cliente en el campo "cliente" y agregar el producto a los documentos. Aquí también podrá especificar la fecha de vencimiento de la factura marcando el campo "factura válida hasta".

Al guardar este documento, todos los productos seleccionados serán reservados en sus almacenes (puede ir a la ficha "almacenes" para ver los productos reservados). Eso significa que no se puede vender estos productos a nadie más, que le ayudará a evitar la confusión con otros clientes. Cuando la factura se ha vencido, la reserva será eliminada y los productos serán reabastecidos.

Su factura aparecerá en la lista de las facturas en la base de datos. Haga clic con el botón derecho en este documento:

Usted verá un menú desplegable que se muestra en la imagen de arriba.

Si necesita imprimir su factura para el cliente, seleccione "Imprimir / Vista Preliminar"

Si la factura ha sido pagada, seleccione "Añadir el pago por factura". El programa creará automáticamente un nuevo documento "Ingreso" y pondrá toda la información necesaria del cliente y el importe del pago.

Para poder enviar el producto por factura, se necesita seleccionar "enviar todos los productos". El programa creará automáticamente la nota de despacho con la información del cliente y los productos para que no se tenga que hacer nada manualmente.

Usted también puede hacer envíos parciales. Para hacer eso en la lista de las facturas seleccione la que necesite. Seleccione los productos que desea enviar. Es necesario mantener pulsada la tecla "Ctrl" y seleccione las líneas requeridas con el ratón..

Haga clic en las líneas seleccionadas y elegir la opción "Enviar el producto". Véase en la imagen siguiente:

El programa creará automáticamente la nota de despacho de los productos en esta factura. Usted no tendrá que introducir la misma información dos veces. Este método también se utiliza para el resto de los documentos en el programa.

Le sugerimos que utilice siempre las funciones del programa en el menú del botón derecho, siempre encontrará casi todo lo que necesita en este menú.

Por ejemplo, puede personalizar las columnas en cualquier documento o la ficha de lista de "almacén" si desea mostrar o eliminar la información adicional.

Seleccione "Configurar las columnas". Puede intentar esto para el documento y de los productos en los almacenes. Podrá ver la forma en que usted puede comprobar los campos necesarios y cambiar su orden

 

6. Descripción general de documentos y sus objetivos

 

Ventas y suministros de mercancías y servicios:

1. Nota de ingreso – es un documento principal sobre la base de que usted recibe los productos de su proveedor en el almacén. Las mercancías se reciben en el almacén por lotes. Se cambiará el saldo con su proveedor (el débito de su cuenta)

 

2. Nota de despacho – es un documento principal sobre la base de que usted puede expedir los productos del almacén a sus clientes. Sólo puede expedir productos que son disponibles en su almacén y de lotes especificos. Eso cambiará el saldo de la cuenta con su cliente (de acreditar su cuenta). 

 

3. Factura - Este documento permite al usuario crear un documento para los clientes de prepago y / o mercancías de reserva para un determinado período de tiempo. Esto no cambiará el saldo con el cliente. Uso de un clic derecho del ratón puede crear una nota de despacho de mercancías o de un pago

 

4. Facture - documento de información para acompañar las mercancías en tránsito.

 

5. Devolución a los proveedores - este documento sirve para devolver las mercancías compradas al proveedor

 

6. Devolución de clientes - este documento sirve para devolver las mercancías vendidas de sus clientes.

 

7. Pedidos de clientes - documento de información que le permite recibir los pedidos de los clientes y vender productos que actualmente no están en el almacén. No cambia el saldo de su cuenta con el cliente. Después de que el pedido se presente, puede imprimir una factura para el cliente, recibir el pago, crear nota de ingresos y despacho al expedición de productos a los clientes. Todos los documentos se crean utilizando menú del botón derecho.

 

8. Pedidos de compra - documento de información para generar los pedidos a sus proveedores. No cambia el saldo con su proveedor.

 

9. Acuerdo de compra - documento de información para hacer un seguimiento de los contratos. Es similar a un pedido de compra, pero tiene todos los campos para almacenar la información sobre el acuerdo (contrato).

 

10. Acuerdo de venta - documento de información para hacer un seguimiento de los contratos. Es similar a un pedido de venta, pero tiene todos los campos para almacenar la información sobre el acuerdo (contrato).

 

11. Lista de precios - permite al usuario generar listas de precios para todos tipos de productos y servicios. Hay una opción para añadir sus propios campos y automatizar la creación de listas de precios basadas en los saldos en el almacén.

 

Finanzas::

12. Ingresos - Este documento es requerido para hacer un seguimiento de todos los pagos recibidos de sus socios comerciales de cualquier tipo y moneda. Se va a cambiar sus saldos con este socio comercial (de acreditar su cuenta).

13. Pagos salientes - este documento se utiliza para los pagos salientes a sus socios comerciales de cualquier tipo y moneda. Se va a cambiar sus saldos con este socio de negocios (el débito de su cuenta).

14. Gastos adicionales - un documento muy cómodo e importante para hacer un seguimiento de los gastos adicionales de negocios. No va a cambiar los saldos de sus socios comerciales. Este documento es bueno para pequeños gastos para un sistema de contabilidad más flexible para evitar la creación de documentos de pagos salientes de modo que usted no tiene que crear otra nota de ingresos por la misma cantidad del mismo socio comercial.

15. Operaciones financieras - este documento permite la transferencia de fondos entre las cuentas y registros de caja

 

Operación del almacén y existencias::

16. Nota de transferencia - con este documento es posible transferir mercancías entre sus almacenes. Hay una opción de elegir los productos de los lotes especificos.

17. Ingresos de los saldos de mercancías - este documento le permite agregar productos a su almacén. No está ligada a su proveedor y se destina principalmente para las existencias en el almacén o el comienzo del inventario cuando es necesario para ingresar los saldos de mercancías en los almacenes.

18. Declaración de cancelación - Este documento permite al usuario cancelar artículos del almacén. Se utiliza al hacer los inventarios y no afecta a ninguno de sus socios comerciales.

19. Formulario del Inventario - un documento de información que se crea durante el inventario de almacén. Usted tendrá que ingresar las cantidades físicas de mercancías y se mostrará la diferencia entre las existencias físicas y de información en la base de datos. Este documento no cambiará el nivel de sus existencias. Para hacer un ajuste de existencias debe hacer clic derecho en este formulario y formularios y usar el formulario de ajuste de existencias como "Nota de cancelación" o "Ingreso de saldos de mercancías.

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